Så skyddar du företaget mot bedragare i sommar

Semestertider innebär inte bara lägre bemanning och nya rutiner. Det är också en period då bedragare passar på att rikta in sig på företag. Bluffakturor, falska mejl och påstådda ändringar av betalningsuppgifter är några av de vanligaste metoderna. Med några enkla kontroller kan du minska risken att bli lurad.

Under sommaren arbetar många företag med färre medarbetare på plats. Ordinarie attestanter är på semester, vikarier täcker upp och tempot är ofta lägre än vanligt. Det är en situation som bedragare gärna utnyttjar.

En vanlig metod är att skicka bluffakturor som ser ut att komma från en legitim leverantör. Fakturan kan avse ett abonnemang, en katalogtjänst eller någon annan tjänst som företaget aldrig har beställt. I andra fall skickas mejl där en leverantör påstås ha bytt bankkonto och ber företaget att betala till nya kontouppgifter.

Gemensamt för många bedrägeriförsök är att de bygger på stress och bristande kontroll. Fakturorna ser ofta professionella ut och innehåller korrekta företagsuppgifter, vilket gör dem svåra att upptäcka vid en snabb granskning.

Interna rutiner är det bästa skyddet

Det mest effektiva skyddet mot bluffakturor är tydliga rutiner för fakturahantering och betalningar. Alla som hanterar leverantörsfakturor bör veta vilka kontroller som ska göras innan en betalning godkänns.

Särskilt viktigt är det att vara vaksam när en leverantör meddelar att betalningsuppgifter har ändrats. Sådana uppgifter bör alltid verifieras genom kontakt med leverantören via telefon eller andra redan kända kontaktvägar.

Om en faktura kommer från en okänd avsändare eller avser en tjänst som ingen känner igen bör den granskas extra noggrant innan den betalas.

Om skadan redan har skett

Om du misstänker att företaget har fått en bluffaktura ska den inte betalas. Bestrid fakturan skriftligen och spara dokumentationen.

Har betalning redan gjorts är det viktigt att snabbt kontakta banken. Ju tidigare banken informeras, desto större är möjligheten att stoppa eller spåra betalningen. Det kan också vara aktuellt att göra en polisanmälan.

Redovisningskonsulten kan hjälpa till

En Auktoriserad Redovisningskonsult kan hjälpa företag att se över sina rutiner för attest, fakturahantering och intern kontroll. Genom att identifiera risker i processerna går det ofta att minska risken för bedrägerier betydligt.